datenschutzerklärung mandate

In dieser Datenschutzerklärung beschreiben wir, die Vedana Treuhand GmbH (nachfolgend wir oder uns), wie wir Personendaten erheben und bearbeiten. Diese Datenschutzerklärung stellt keine abschliessende Beschreibung dar; allenfalls regeln andere den Datenschutz betreffende Erklärungen spezifische Sachverhalte. Unter Personendaten werden für die Zwecke dieser Datenschutzerklärung alle Angaben verstanden, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare Person beziehen.

1.    VERANTWORTLICHE STELLEN UND KONTAKT

Verantwortlich für die Datenbearbeitungen, die wir hier beschreiben, ist die Vedana Treuhand GmbH soweit im Einzelfall nichts anderes angegeben ist. Anfragen zum Datenschutz können, unter Beilage einer Kopie der ID oder des Passes zur Identifikation des Nutzers, per Brief oder E-Mail an uns gerichtet werden:

Vedana Treuhand GmbH

Bankstrasse 20

CH-8750 Glarus

Tel. + 41 (0) 55 650 16 50

Email: info@vedana.ch

 2.    ERHEBUNG UND BEARBEITUNG VON PERSONENDATEN

Mit Personendaten sind Daten gemeint, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare Person beziehen, d.h. die Rückschlüsse auf deren Identität zulassen.
 

Besonders schützenswerte Personendaten, sind Kategorien von Personendaten, die besonders heikel sind, weshalb deren Bearbeitung besonderen Anforderungen unterstehen kann. Als besonders schützenswerte Personendaten gelten z.B. Daten, die über die Religion oder politische Einstellung Aufschluss geben, Gesundheitsdaten und Daten über strafrechtliche oder verwaltungsrechtliche Sanktionen sowie über die soziale Hilfe.

In Ziff. 4 finden Sie Angaben zu Daten, die wir im Rahmen dieser Datenschutzerklärung bearbeiten.
 

Mit Bearbeitung ist jeder Umgang mit Personendaten gemeint, insbesondere das Beschaffen, Speichern, Verwenden, Bekanntgeben und Löschen von Daten.

3.    WER IST VON EINER DATENVERARBEITUNG DURCH UNS BETROFFEN?

Unsere Datenverarbeitungen können insbesondere die folgenden Personen (betroffene Personen) betreffen:
 

 4.    WELCHE DATEN BEARBEITEN WIR UND ZU WELCHEM ZWECK?

Wir bearbeiten in erster Linie die Personendaten, die wir im Rahmen unserer Mandatsbeziehungen mit unseren Kunden und sonstigen Vertragsbeziehungen mit Geschäftspartnern von diesen und weiteren daran beteiligten Personen erhalten.
 

Je nach Anlass und Zweck bearbeiten wir unterschiedliche Daten aus unterschiedlichen Quellen. Wir erheben diese Daten in erster Linie direkt von Ihnen, d.h. wenn Sie uns einen Auftrag für unsere Dienstleistungen erteilen oder wenn Sie mit uns kommunizieren.

Wir bearbeiten Personendaten ausschliesslich zur Vertragserfüllung und halten dabei die gesetzlichen Anforderungen ein.

In erster Linie bearbeiten wir die folgenden beschriebenen Kategorien von Personendaten, wobei diese Aufzählung nicht abschliessend ist. Wenn sich Daten im Lauf der Zeit ändern (z.B. bei Adressänderung oder einer anderen Mutation), können wir neben dem aktuellen auch den früheren Stand der Personendaten aufbewahren.
 

4.1.  Stammdaten

Als Stammdaten bezeichnen wir die Grunddaten, die wir nebst den Vertragsdaten für die Abwicklung unserer vertraglichen und sonstigen geschäftlichen Beziehungen oder gegebenenfalls für Marketing- und Werbezwecke benötigen (Newsletter, Anlässe, etc.) von Ihnen benötigen:
 

Bei Kunden und weiteren Vertragspartnern, die Unternehmer oder Unternehmen sind, bearbeiten wir Daten über unsere Kontaktpersonen wie z.B:
 

4.2.  Steuerdaten

Wir erstellen Steuererklärungen für Privatpersonen, Einzelunternehmer und juristische Personen. Die dafür benötigten Informationen erhalten wir ausschliesslich von Ihnen.
 

4.3.  Finanzbuchhaltungsdaten

Unsere Dienstleistungen können auch das Führen der Finanzbuchhaltung umfassen. Zu diesem Zweck bearbeiten wir Daten über Ihre Debitoren (Kunden) und Kreditoren (Lieferanten), allfällige Angestellte und Organe.

Die dafür benötigten Informationen erhalten wir von Ihnen, Ihren Zulieferern, Dienstleistern, etc..

4.4.  Personaladministration

Wir führen für unsere Kunden auf Wunsch die Personaladministration mit dazugehöriger Lohnbuchhaltung. Zu diesem Zweck bearbeiten wir Daten über die Mitarbeiter unserer Kunden, welche auch Daten betreffen können, die Auskunft über sozialversicherungsrechtliche Vorgänge enthalten oder allfällige verwaltungsrechtliche Sanktionen oder Massnahmen der sozialen Hilfe beinhalten können.
 

Die Informationen für die Abwicklung der Lohnbuchhaltung Ihrer Mitarbeiter erhalten wir ausschliesslich von Ihnen, den zuständigen Versicherungsunternehmen oder Behörden.
 

4.5.  Vorsorgebeauftragte / administrative Begleitungen / Willensvollstreckerin

Wir werden von unseren Kunden oder deren gesetzlichen Vertreter auch als Vorsorgebeauftragte, für administrative Begleitungen oder als Willensvollstreckerin eingesetzt. Zur Ausführung dieser Mandate kann es vorkommen, dass wir auch Personendaten bearbeiten, die wir nicht direkt bei den betroffenen Personen erhoben haben oder Personendaten von Drittpersonen. Es handelt sich bei diesen Drittpersonen in der Regel um Behörden, gesetzliche Vertreter, Kontaktpersonen, Familienmitglieder oder Personen, die aus anderen Gründen mit den Kunden oder den betroffenen Personen in einer Beziehung stehen. Diese Personendaten benötigen wir, um Verträge mit unseren Kunden zu erfüllen. Wir erhalten diese Personendaten von unseren Kunden oder von Dritten, die von unseren Kunden beauftragt werden.
 

4.6.  Sonstige Daten

Wir erheben Daten auch in anderen Situationen von Ihnen, die wir in dieser Datenschutzerklärung nicht abschliessend umschreiben können.
 

Mit behördlichen oder gerichtlichen Verfahren fallen auch Datenbearbeitungen von unserer Seite her an (z.B. Akteneinforderungen seitens der Steuerbehörden).
 

Wenn wir Leistungen für unsere Kunden erbringen, kann es vorkommen, dass wir auch Personendaten bearbeiten, die wir nicht direkt bei den betroffenen Personen erhoben haben oder Personendaten von Drittpersonen. Es handelt sich bei diesen Drittpersonen in der Regel um Mitarbeitende, Kontaktpersonen, Familienmitglieder oder Personen, die aus anderen Gründen mit den Kunden oder den betroffenen Personen in einer Beziehung stehen. Diese Personendaten benötigen wir, um Verträge mit unseren Kunden zu erfüllen. Wir erhalten diese Personendaten von unseren Kunden oder von Dritten, die von unseren Kunden beauftragt werden. Drittpersonen, deren Informationen wir zu diesem Zweck bearbeiten, werden von unseren Kunden darüber informiert, dass wir ihre Daten bearbeiten. Unsere Kunden können dafür auf diese Datenschutzerklärung verweisen.
 

Sämtliche unter Ziff. 4.1 – Ziff. 4.6 genannten Personendaten bearbeiten wir für die beschriebenen Zwecke gestützt auf die folgenden Rechtsgrundlagen:
 

 5.    WEM WERDEN IHRE DATEN BEKANNTGEGEBEN?

Unsere Mitarbeiter haben Zugriff auf Ihre Personendaten, handeln nach Weisung und sind im Umgang mit Ihren Personendaten zur Vertraulichkeit und Verschwiegenheit verpflichtet.

Folgende weitere Kategorien von Empfängern können Personendaten von uns erhalten:

 5.1.  Dritte

Dritte im Rahmen unserer gesetzlichen oder vertraglichen Verpflichtungen, Behörden, staatliche Einrichtungen, Gerichte.
 

5.2.  Dienstleister

Dienstleister (z.B. IT-Dienstleister, Hosting-Provider, Lieferanten, Berater, Rechtsanwälte,
Versicherungen, Sozialversicherungen).
 

Wir arbeiten vorwiegend mit Dienstleistern im Inland zusammen, um unseren Auftrag ausführen zu können.

Den Dienstleistern geben wir jeweils die für ihre Leistung erforderlichen Daten bekannt und stellen durch unsere vertraglichen Vereinbarungen sowie geeignete Instruktionen sicher, dass der Datenschutz während der gesamten Bearbeitungszeit auch durch die Dienstleister eingehalten wird.
 

Wir bearbeiten in erster Linie die Personendaten, die wir im Rahmen unserer Mandatsbeziehungen mit unseren Kunden und sonstigen Vertragsbeziehungen mit Geschäftspartnern von diesen und weiteren daran beteiligten Personen erhalten.
 

6.    WERDEN IHRE DATEN INS AUSLAND BEKANNT GEGEBEN?

Wie in Ziff. 5 erläutert, bearbeiten nicht nur wir Ihre Personendaten, sondern gegebenenfalls auch unsere Dienstleister, die sich jedoch grundsätzlich in der Schweiz befinden.

7.    WIE BEARBEITEN WIR DATEN IM ZUSAMMENHANG MIT UNSERER WEBSITE?

Um unsere Website zu nutzen, müssen keine Personendaten offengelegt werden. Der Server erfasst jedoch mit jedem Aufruf eine Reihe von Benutzerinformationen, welche vorübergehend in den Logfiles des Servers gespeichert werden.
 

Bei der Nutzung dieser allgemeinen Informationen findet keine Zuordnung zu einer bestimmten Person statt. Die Erfassung dieser Informationen bzw. Daten ist technisch erforderlich, um unsere Webseiten anzuzeigen und dessen Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten. Diese Informationen werden zudem erhoben, um die Webseiten zu verbessern und ihre Nutzung zu analysieren.
 

Dabei handelt es sich insbesondere um folgende Informationen:
 

 8.    LIEFERANTEN, DIENSTLEISTER, SONSTIGE VERTRAGSPARTNER

Wenn wir mit Ihnen einen Vertrag abschliessen, damit Sie eine Dienstleistung für uns erbringen, bearbeiten wir Personendaten von Ihnen oder Ihren Mitarbeitenden. Diese benötigen wir, um mit Ihnen zu kommunizieren und Ihre Leistungen in Anspruch zu nehmen. Wir bearbeiten diese Personendaten unter Umständen auch um zu prüfen, ob ein Interessenkonflikt im Zusammenhang mit unserer Tätigkeit als Treuhänderin, Vorsorgebeauftragte oder Willensvollstreckerin vorliegen könnte und um sicherzustellen, dass wir mit der Zusammenarbeit keine ungewollten Risiken, z.B. hinsichtlich Geldwäscherei oder Sanktionen eingehen.

Wir bearbeiten dabei insbesondere folgende Informationen:
 

9.    DAUER DER AUFBEWAHRUNG VON PERSONENDATEN

Wir verarbeiten und speichern Ihre Personendaten, solange es für den Zweck der Bearbeitung erforderlich ist (bei Verträgen in der Regel für die Dauer der Vertragsbeziehung), solange wir ein berechtigtes Interesse an der Speicherung haben (z.B. um rechtliche Ansprüche durchzusetzen, zur Archivierung und oder dazu, die IT-Sicherheit sicherzustellen) und solange Daten einer gesetzlichen Aufbewahrungspflicht unterliegen (für bestimmte Daten gilt z.B. eine zehnjährige Aufbewahrungsfrist). Nach Ablauf dieser Fristen löschen oder anonymisieren wir Ihre Personendaten.
 

10. PFLICHT ZUR BEREITSTELLUNG VON PERSONENDATEN

Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung müssen Sie diejenigen Personendaten bereitstellen, die für die Aufnahme und Durchführung einer Geschäftsbeziehung und der Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind (eine gesetzliche Pflicht, uns Daten bereitzustellen, haben Sie in der Regel nicht). Ohne diese Daten werden wir nicht in der Lage sein, einen Vertrag mit Ihnen (oder der Stelle oder Person, die Sie vertreten) abzuschliessen oder diesen abzuwickeln. Auch die Website kann nicht genutzt werden, wenn gewisse Angaben zur Sicherstellung des Datenverkehrs (wie z.B. IP-Adresse) nicht offengelegt werden.
 

11. IHRE RECHTE

Sie haben im Zusammen mit unserer Bearbeitung von Personendaten folgende Rechte:
 

Um diese Rechte geltend zu machen, wenden Sie sich an die unter Ziff. 1 angegebene Adresse.

Bitte beachten Sie aber, dass wir uns vorbehalten, unsererseits die gesetzlich vorgesehenen Einschränkungen geltend zu machen, etwa wenn wir zur Aufbewahrung oder Bearbeitung gewisser Daten verpflichtet sind, daran ein überwiegendes Interesse haben (soweit wir uns darauf berufen dürfen) oder sie für die Geltendmachung von Ansprüchen benötigen. Falls Kosten für Sie anfallen, werden wir Sie vorab informieren.

 12. ÄNDERUNG DER DATENSCHUTZERKLÄRUNG

Wir behalten uns die jederzeitige Änderung dieser Datenschutzerklärung ausdrücklich vor.

Letzte Änderung: September 2023